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学生の海外出張

2025.06.03

学生の海外出張の必要書類

出張前に提出
①旅行依頼伺
→旅費システムより作成・・旅行依頼伺（学生・海外）サンプル
②出張依頼書（学生用）
→Wordにて作成・・出張依頼書（学生・海外）サンプル
③日程表
　　　　→Wordにて作成・・日程表（学生・海外）サンプル
④eチケットお客様控え（航空券見積、旅程表、領収書を兼ねる）・・eチケットお客様控サンプル
　            Q-HATでチケット発注の場合は領収書は必要ないが、 Q-HAT入力後、チケット発注番号が発番されるので
その番号を①の備考欄に記入
学会参加の場合→　　　　⑤学会webページ・・学会webページ　サンプル
　　　　　　　　　　　開催日時、開催場所の記載されたページ。
　　　　　　　　　　　出張の用務が研究発表の場合は、発表日時＆題目が記載されたページも。（出張後でもＯＫ）
研究室等を訪問する場合→⑥招聘状
　　　　　　　　　　　正式なものでなくても先方と約束していることがわかるものであればメールのコピーでも可

⑦給与等の口座振込同意書Excel＆通帳の写し（またはキャッシュカードのコピー）
                              初めての出張の際に提出。アルバイトなどで過去に提出済みの場合は不要。
ただし前に提出した時点から進学等で学籍番号が変わった場合は再度提出。
出張後に提出
①まずは旅費システムにて「精算」の入力をする。（精算については書類はなく入力のみ）
　　　　注意）学生の用務は「研究発表の補助を行った」のように必ず「補助」をつける
②出張報告書
　　　→旅費システムより作成
③航空券の半券（または搭乗証明書）

～以下は必要に応じて～

学会参加の場合→　④学会webページ
                               学会参加の場合。用務時間などのわかる学会スケジュール・プログラムの記載されたページ
出張の用務が研究発表の場合は、発表日時および発表題目が記載されたページも。